Spiegazioni tecniche su come scrivere una email: come fare e gli errori da evitare

Spedire una email è relativamente semplice, ma è più difficile sfruttarne al meglio le potenzialità (fare in modo che venga aperta, letta, e che susciti interesse), ed è facilissimo commettere banali errori che ne pregiudicano l’efficacia. Partiamo dalle cose tecniche da sapere. Innanzitutto i campi destinatario: A, To, CC, CCN. Il campo A è semplicemente il destinatario. Ma attenzione: va inserito l’indirizzo email, non il nome del destinatario. E se volete inserire più destinatari principali dovete separarli con una virgola e poi uno spazio. Trattandosi di campo destinatari principali, tutti gli indirizzi email saranno visibili a tutti. E qui spesso accade un errore fastidioso e al tempo stesso passibile di denuncia al garante della privacy: spesso si utilizza inopportunamente la semplice poste elettronica come “newsletter” (invio a destinatari multipli di newsletter informative) e l’inesperto sender (chi spedisce) include centinaia di contatti nel campo A/To. Risultato? Disastroso, per diversi aspetti: intanto si fornisce a potenziali spammer un elenco di contatti da spammare. Sì, perchè se tra le centinaia di contatti inclusi nell’invio vi è anche uno spammer, allora questi vedrà tutti gli indirizzi in copia, e il suo programma automatico li memorizzerà tutti per i suoi prossimi invii di email indesiderate. Inoltre il destinatario finale, oltre a non avere piacere che il suo indirizzo sia visibile ad altre persone, potrebbe anche denunciare la cosa al garante, in quanto la mail – non essendo formattata correttamente come una email da newsletter – non consente una disiscrizione facile dal database indirizzi di chi spedisce. Insomma, per una leggerezza nell’utilizzo del campo A/To si potrebbe finire nei guai con la giustizia. Per non parlare di quella del web, cioè dei server in cui risiedono gli account di posta dei destinatari: questi infatti lasciano entrare solo le email che raggiungono solo un certo punteggio minimo anti spam. Le newsletter inviate in questo modo, non essendo scaglionate nel tempo nè propriamente formattate possono proprio non arrivare al destinatario finale. Per inviare quindi una normale email usare correttamente il campo A/To e aggiungere le persone in copia tramite i campi CC, CCN e BCC. Che differenza c’è tra questi campi? Il campo CC (copia carbone) è semplicemente il campo “persona in copia”, il cui indirizzo email è visibile. Per convenzione è una persona da mettere in copia, non principale destinataria ma potenzialmente interessata alla comunicazione che si sta inviando. Poi vi è il campo CCN (copia conoscenza nascosta, in inglese BCC ovvero Blind Carbon Copy) in cui inserire l’indirizzo email di persone da mettere in copia ma il cui indirizzo di posta resta nascosto agli altri riceventi.
Per il body, o corpo del messaggio, valgono le stesse regole della grammatica e della lingua italiana: vanno evitate abbreviazioni inutili, errori grammaticali e possibilmente anche l’utilizzo avanzato dell’editor (colorare i testi, mettere molti grassetti, corsivi, sottolinato) in quanto questi parametri possono abbassare il rating (punteggio) della vostra email agli occhi del filtro antispam, e pertanto una giusta comunicazione (un avviso di servizio, non pubblicitario, interessante per chi la riceve) potrebbe essere erroneamente scambiate per spam, e non arrivare a destinazione.
Campo allegati (icona graffetta), ovvero una delle funzioni più controverse dell’invio di una email, perchè se all’apparenza sembra un qualcosa di semplice, nella pratica si rivela un qualcosa di ostico e spesso anche portatore di problemi (di invio, di ricezione). Innanzitutto la dimensione dell’allegato: anche se i diversi provider (fornitori di servizio email) possono fornire maggiori o minori capacità di invio per singola email, spesso chi invia non sa (e non pensa) a qual è il limite di spazio/ricezione del destinatario della email. Pertnto se anche il vostro provider vi permette di inviare email con allegati per 10MB, il vostro destinatario potrebbe non poterlo ricevere! Poi viene la tipologia di allegato: alcuni formati essendo considerato potenzialmente dei ponti per attacchi virus (ad esempio i programmini con estensione finale .exe, ma anche i file in excel che contengono delle macro) non è possibile inviare. O se il vostro provider lo permette, è possibile che l’allegato – o addirittura l’intera email – venga cassata (cancellata) direttamente dal server destinatario senza farla arrivare al ricevente finale.
Questi gli aspetti tecnici principali e le regole di base da seguire. Concludo con una serie di regole sul come scrivere la mail, scritte in maniera simpatica per far comprendere gli errori più comuni che si commettono quando si scrive una lettera.

Galateo Internet: divertente guida su come (non) scrivere una email

Il mondo è in tempo reale: ricordatevi che le vostre email – anche se piene di cavolate – potrebbero fare il giro del mondo in poche ore. E allora ricordatevi alcune fondamentali regole di scrittura:

• I verbi avrebbero da essere corretti
• Le preposizioni non sono parole da concludere una frase con
• E non iniziate mai una frase con una congiunzione
• Evitate le metafore, sono come i cavoli a merenda
• Inoltre, troppe precisazioni, a volte, possono, eventualmente, appesantire il discorso. Siate press’a poco precisi
• Le indicazioni fra parentesi (per quanto rilevanti) sono (quasi sempre) inutili. Attenti alle ripetizioni, le ripetizioni vanno sempre evitate
• Non lasciate mai le frasi in sospeso perche’ non
• Evitate sempre l’uso di termini stranieri, soprattutto nell’email, ma anche nella chat, potreste prendervi un flame
• Cercate di essere sintetici, non usate mai piu’ parole del necessario, in genere e’ di solito quasi sempre superfluo
• Evit. le abbr. incomprens.
• Mai frasi senza verbi, o di una sola parola. Eliminatele.
• I confronti vanno evitati come i clichè
• In generale, non bisogna mai generalizzare
• Trattate sempre i vostri interlocutori come amici, brutti bastardi.
• Usare paroloni a sproposito e’ come commettere un genocidio
• Imparate qual‘e’ il posto giusto in cui mettere l’apostrofo
• Non usate troppi punti esclamativi!!!!!!!!!!!!!
• “Non usate le citazioni”, come diceva sempre il mio professore
• Evitate il turpiloquio, soprattutto se gratuito, mannaggia o putipù
• C’e’ veramente bisogno delle domande retoriche?
• Vi avranno gia’ detto centinaia di milioni di miliardi di volte di non esagerare
• Evitate le virgole, che non, sono necessarie